한 장 보고서의 정석, 일 잘하는 사람들만 아는 한 장 정리 기술 3가지

 

 일단 뭐, 프롤로그부터 간단명료·일목요연하다. 빨리 이 책 읽고, <산으로 가지 않는 정리법>, <기획의 정석>, <제안서의 정석>을 읽어야 겠다. 나름 정리를 잘 한다고 믿었는데 사람은 다른 사람의 노하우도 배우면서 스스로 갈고 닦아야 한다는 것을 새삼 반성하는 요즘이다. 주변 동료가 읽길래 책이라면 나도 놓치고 싶지 않아 냉큼 결제했는데, 가독성은 둘째치고 여태까지 내가 읽었던 정보 전달해주는 책 중에서 가장 유용하다. 앞으로 나의 독서 리뷰도 한 장 보고서로 해버릴까? 다만, 내 한 장 보고서는 B4용지 기준일 수도 있다. 

 

# 어떤 사람에게 유용할까?

• 한 장 보고서를 처음 시작하는 사람
• 자기 전문 분야 연구하느라 '전달의 기술'까지 신경 쓰지 못했던 사람
• '이렇게 통일하자!'를 외칠 수 있는 사람(의사 결정자, 리더)

 

# 보고를 잘 해야하는 이유 3가지 

• 보고는 회사의 언어다. 
• 보고력은 다른 업무에 기반한다. 공유하고 공유받는 모든 과정들이 회사를 움직이는데 필요하다.
• 보고력은 인간성 평가로도 이어진다. 말하는 표현의 차이로 인해 일 같이 못 해먹겠는 사람과 일 계속 하고 싶은 사람으로 나뉜다. 

 

Report1. 왜 '까이는가'?

- 4가지의 부재: 핵심, 구조, 팩트, 액션 플랜

- 3가지의 역량: 핵심 파악, 단순하게 구조화, 짧고 명확한 문장

 

Report2. 핵심 요약

1. 핵심만 뭘 줄이지?

• 상황보고 : 정확한 정보 전달이 포인트
  • 무기교의 기교: 육하원칙에 입각한 담백한 정보 전달 
  • 예) 어제 기획팀 25명이 참석해서 저녁 7시부터 9시까지 '한 장 보고서 작성 팁 7가지'를 배웠습니다.
• 요청보고 : 명확한 액션 플랜 정보가 중요
  • 상대방에게 해야 할 일을 명확하게 심어주기
  • 예) 업무 실행을 위해 3주 내 샘플 추가 구매 허가해주세요. 
• 제안보고 : 납득할 수 있는 제안 + 액션 플랜
  • 목적이 명확해야 산으로 가는 것을 방지할 수 있다. 
  • 목적에 맞는 답 한마디를 찾자
  • [너의] 문제를 위한 나의 [제안]

 

2. 핵심 요약 기술: 3가지 핵심 파악 질문법

• 결론 정리 질문: 결론(so what?) - 근거/사례(why so?) - 진행/요청/대책(how?)

작가가 윤종신 &amp;amp;amp;lt;좋니&amp;amp;amp;gt;를 결론 정리 했음

• 요점 정리 질문: 현상(What) - 제안(so what?)
  • 트렌드 5가지를 조사하라는 요청을 받았을 때, 그 트렌드에 대한 적용점까지 말하는 것이 좋음

작가가 자이언티 &amp;amp;amp;lt;꺼내먹어요&amp;amp;amp;gt; 요점 정리 했음

• 제안 정리 질문: 문제(why) - 원인(why so?) - 해결(what?) 

 

 

Report3. 구조 정리

1. 구조는 어떻게 잡지?

• 보고는 알림: 상대가 궁금한 것을 상대가 알고 싶은 순서대로 쓰는 것!
• 요청사항에 대한 제품, 업체 등등 비교와 팩트(근거) 체크

2. 8가지 유형별 보고서

• 쓰고있는 보고서 이름 파악하기 - 중복되는 문서 있는지 먼저 파악
• 보고서 이름 통일하기 - 이름과 의미 프로토콜 정하기
• 각 보고서 구조, 용어, 형식 협의해서 정하기 - 통일된 구조? 시간절약, 일의 질 향상
  • 구조 형식은 일정 기간 현업에 적용해본 후, 약속된 날에 '팔로업 세션'으로 문제점 파악 하는 시간 갖기
  • 상사의 취향에 맞춰 보고서 진행 : 문제 이해부터 차근히 vs 결론부터 빨리

  • 1.결론	2.목적/검토 배경	3. 현황/문제	4.문제/원인	5.목표 포함 과제/대책/제안	6.진행계획	7.예상성과	8.요청 타부서 협의사항
    결론부터 말해봐.	왜 이걸 하는거지?	지금 어떻길래? 문제는 뭐길래?	그건 왜 그런거지?	그래서 뭘 한다는 거지?	그래서 어떻게 한다는 거지?	하면 뭘 얻어?	내가 뭘 해주면 돼?

• 보고 목적에 따른 8가지 보고서 구분

보고서 종류	상사가 원하는 것	목적
검토 결과 보고서	검토해보고 의견 줘	검토 업무 받아 의견 개진
상황 보고서	무슨 일이야?	상황 정보 전달
업무 개선 보고서	뭔 일을 어쩌겠다고?	상황 정보 전달 후 개선 방안 제안
제안 보고서	이 건에 대해 생각 좀 해봐 /관련 아이디어 좀 줘	의견 제안 및 설득
계획 보고서(실행/행사 보고 등)	어떻게 진행할지 알려줘	실행 세부 공유
출장 보고서(컨택 리포트)	출장 어땠어? 만난거 어떻게 됐어?	출장 시 성과 알림/ 미팅 후 상황 알림
회의 보고서	회의 중요 내용 좀 요약해줘	회의 내용 전달
결과 보고서	그건 어땠어?	최종 결과 보고

• <양식>
  • 제목: 고딕 16포인트, 굵게, 밑줄
  • 내용: 고딕 10포인트 [항목: 고딕 10포인트 굵게] / [핵심키워드: 고딕 12포인트, 굵게 밑줄]
  • 레퍼런스 출처: 고딕 8포인트

 

Report4. 보고 문장 tip 10

1	개조식	1. 앞에 번호붙이기  2. 짧게 끊어 쓰기 3. 요점 위주 작성 4. 단어 나열
2	범주화	- 공간별 분류: A,B,C - 시간별 분류: 시간 단위, 과거/현재/미래, 적용 전/ 적용 후 - 긍정/ 부정 분류: 장단점 - 가중치 분류: 우선순위, 주력/비주력, 의무/선택 사항
3	쪼개기	결론(What) → 근거(Why) → 진행(How)
4	제목	<SMART> Specific(구체적인) Measurable(측정 가능) Achievement(달성 가능) Result(결과 창출) Time(기간 명시)
5	명사형 정리	1. ~함, ~임, ~됨 빼고, 2. 조사 빼고, 3. 명사형 마무리
6	객관적 근거	1. 구체적 데이터 제시 2. 비교기준 제시 (항목별 대비/시간별 대비) 3. 판단 기준 제시(절대량의 데이터 기반: 통계, 설문 / 권위 있는출처·데이터 기반 / 케이스 스터디,누적된 사례들 / 증언 / 제도, 규정)
7	숫자와 그래프	1. 숫자로 쓰기 ex) 2억 5,000만 원의 매출 2. 숫자로 비교하기 ex) 매출 전년 대비 10% 감소 3. 문제는 돈으로 환산하기 4. 숫자 표기 방식 - 날짜: 2022. 2. 10.(목) - 날짜 줄일 때: '20. 2. 2. - 기간 명시: '20. 2. 2.~'20. 2. 4. - 시간: 12:12 - 금액: 113,560원 5. 그래프 유형 - 항목비교: 막대 그래프 - 시간비교: 꺾은선 그래프 - 구성 비율 비교: 원형 그래프 - 그래프 + 키 메시지
8	구어체vs문어체	1. 결론: 문어체 추천 2. 근거: 구어체 대비 짧고 명확하여 한 장 보고서에 적합 3. 생각해볼 포인트: ① [세대 변화] 한자/ 책보다 영어와 영상에 익숙한 세대의 기존 한자 가득 보고서용 문장에 대한 반감 ② [기업별 문화] 대기업(한자 중심 문어체 선호) Vs. 스타트업, 외국계 기업(영어 위주 구어체 선호) 4. 요청: ① 회사 분위기를 따르되, 필요 이상 어려운 한자로 가득 찬 문어체는 절제. ② 이해가 어려운 단어는 구어체로 쉽게 쓰기.
9	축약어	상황에 맞춰서 써야 함
10	2가지 보고 센스	1. 상사의 지시 확인 2. 중간 보고: 전체 가안 및 방향성 검토